Fortalece tus
debilidades
Como
cualquier profesional que desea ofrecer sus servicios de manera independiente,
Farca comenzó a diseñar en 1991 desde la casa de sus padres. Aunque en 1995
abrió su primer despacho de diseño, fue hasta 2000 que decidió abrir una
empresa en forma.
Desde el inicio ganó clientes y obtuvo ganancias, pero para posicionarse como
un gran diseñador necesitaba seguir con su formación, así que decidió estudiar
una maestría en Barcelona. Tomó sus maletas y dejó encargado su negocio.
¿El
resultado? Al regresar, las cifras no cuadraban y tenía clientes descontentos.
Aquí comenzó la tendencia del emprendedor por tener las cosas bajo su control.
Hasta que se acercó con uno de sus amigos que se dedicaba a dar consultoría a
negocios. “Me dijo: lo que tienes que hacer es crear una empresa. Yo creía que
ya la tenía, pero habían fallas tan básicas como las relacionadas al área de
administración”, explica.
Entonces,
de la mano de asesores y expertos, hizo un diagnóstico de la organización y
detectó qué era lo que necesitaba mejorar. Los resultados eran sorprendentes.
Como él no se sentaba con su equipo a hacer retroalimentación de los proyectos,
no sabía a ciencia cierta qué quería su mercado, y así era imposible lograr que
sus colaboradores estuvieran alineados creativamente con él.
Por
otra parte, los reportes financieros estaban incompletos y todos los clientes
pedían la presencia de Ezequiel en cada uno de los proyectos. “Ahora nos llega
un proyecto y mi nivel de involucramiento es sólo conceptual, el resto lo
llevan los gerentes de células y nombramos a un director de proyecto que hace
que el trabajo sea de máxima calidad”. Cualquier empresa puede lograr este
cambio, pero Ezequiel recomienda que aunque existan cosas que haga tu equipo de
trabajo, la clave es no descuidar tus cuentas clave. “Yo delego, pero con
prioridades”, apunta.
Los
ingredientes básicos en la profesionalización de Ezequiel Farca fueron crear
manuales de procedimientos y completar su plan de negocios –que con el tiempo
se hizo más sólido–. La meta estaba clara: él quería ser empresario y no un
simple diseñador sobre el que recaen las responsabilidades.
Entonces
creó una estructura organizacional, definió todos los puestos que requería su
negocio y luego realizó flujos de trabajo. En ellos describió cada proceso
desde el momento en que llega a un cliente y la manera en que se le atiende,
hasta el diseño de los muebles y el espacio, y los tiempos de entrega. Así
cualquier empleado sabe qué hacer ante determinadas situaciones.
En
suma, la empresa forma parte de la red de emprendedores de la aceleradora de
negocios Endeavor.
Pero
toma en cuenta que detectar las fallas de una compañía no es una tarea
sencilla, necesitas humildad para reconocer que no lo estás haciendo bien. En
el caso de Farca, antes de buscar asesoría, institucionalizarse y tener todo
por escrito, los días se enfocaban a solucionar `bomberazos´. Y es que no había
una estrategia definida y el equipo no tenía herramientas para hacer una
verdadera planeación de proyectos (con tiempos, funciones y costos medibles).
Otro
foco rojo era que como la firma no fabricaba sus muebles y no daba seguimiento
a los maquiladores, éstos les daban el precio que querían. Actualmente, aunque
Ezequiel Farca fabrica sus piezas, cuando ganan proyectos en lugares remotos y
complicados de llegar, buscan apoyo de maquiladores locales. Para garantizar la
calidad de toda la producción la firma cuenta con manuales de fabricación.
También contrataron a una persona que se dedica únicamente al departamento de
compras, controlaron gastos y elaboraron una tabla de costos.
Al
mismo tiempo, todos los directores de la empresa saben exactamente cuáles son
las tendencias del mercado. La información fluye constantemente y saben mes con
mes qué producto es el que más se vende, de qué tamaño, de qué color y de qué
material. “Si no conoces esta información, ¿cómo puedes saber qué diseñar?”,
apunta.
El
siguiente reto será desarrollar un área de ventas que le permita al emprendedor
delegar la búsqueda de clientes. “El 80% de esta tarea la hago yo y el 20%
restante se genera en la tienda y nada más. Estamos reforzando justo esta
parte”, añade.
“Existen inversiones que tienes que hacer si lo que quieres es crecer”, dice
convencido Farca. Una de ellas es la integración de soluciones tecnológicas
para conocer los tiempos de entrega, los tiempos de producción, la capacidad de
respuesta, los clientes frecuentes, los flujos de efectivo, etcétera.
En
sus inicios la firma no contaba con ninguna herramienta administrativa para
controlar ingresos y, como sucede con muchos emprendedores, todo se hacía con
los recursos disponibles a mano y con esquemas caseros. Por lo tanto, la
información tenía errores importantes.
“Si
hubiera estudiado administración posiblemente las cosas hubieran sido más
sencillas, pero no fue así y como todo dependía de mí, ocho años después de
arrancar mi empresa todo era un verdadero desastre”, comenta. La recomendación
radica en buscar personas que hagan eficazmente estas tareas y que busques una
solución para estar ordenado.
Luego
de una selección profunda entre las distintas opciones que existían en el
mercado, Ezequiel adquirió en 2006 el Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP) de SAP para pequeñas y medianas empresas. La decisión se
basó en los requerimientos del negocio, así que analizó quién podía darle (en una
misma solución) información sobre el área de producción, así como luces de qué
era lo que debía ordenar y cómo organizar el área de ventas.
Los
beneficios son tangibles. Los directivos saben el estatus de sus entregas,
pueden monitorear sus ingresos, hacer pronósticos de ventas, tener reportes
inmediatos y, sobre todo, compartir información entre todas las áreas
involucradas. Y no todo queda en manos de Farca. “Yo estaba acostumbrado a
gritar como loco porque se supone que las cosas así funcionaban. Hoy duermo
tranquilo”.
• Cualquier giro de negocios puede profesionalizarse. Hazlo por escrito.
• No juegues al “Llanero solitario” y pon a otras personas al frente de
determinado proyecto. No hay una persona en el mundo que sepa hacerlo todo.
• No tengas miedo a invertir en tecnología, así todo lo tendrás bajo control
sin gastar de más o perder tiempo.
• Encuentra un nicho que te apasione y hazlo rentable.
• Implementa herramientas que te permitan crecer de forma ordenada.
• Capacita siempre a tus empleados, ellos harán que tu negocio funcione cuando
tú no estás.
mpccoachingcontacto@gmail.com
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