El Coaching como ayuda a la buena gestión del tiempo

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario. El tiempo es el bien más valioso que tenemos. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo dedicados a muchos problemas relativamente secundarios en lugar de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia. Un Coach le ayudará a gestionar y a rentabilizar su tiempo.

La Ley de Pareto sobre el tiempo, fijada por el economista italiano Vilfredo Pareto, que formuló realizando investigaciones estadísticas dice que:

• El 20% de la entrevista proporciona el 80% de las conclusiones. 
• El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del éxito en el trabajo total. 
• El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados. 
• El resto suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, etc.

Esta ley puede aplicarse para conocer lo que da resultado en la empresa y para decidir correctamente qué hacer en primer lugar, con el objetivo centrado en las tareas de mayor rentabilidad.

La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto.

Una perfecta gestión del tiempo nos abrirá caminos para:

• Obtener una mejor panorámica de las actividades y prioridades.
• Tener más tiempo libre para la creatividad.
• Dominar, reducir y evitar el estrés. 
• Tener más tiempo libre. 
• Alcanzar consecuente y sistemáticamente los objetivos propuestos.

La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

Los “ladrones del tiempo” son: las interrupciones, el mal uso del teléfono, reuniones no previstas, dejar las cosas para después, desorden y burocracia, comunicación ineficaz, el mal uso del correo electrónico, la escasa disciplina personal.

Así, gestión del tiempo es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma más eficiente posible. Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer diario es posible aprender a identificar y eliminar los factores que hacen perder el tiempo y desarrollar su control con eficacia.

Para gestionar bien el tiempo se pueden aplicar una serie de principios básicos:

• Planificar por adelantado. 
• Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas importantes, tareas urgentes y tareas minucia. 
• Agrupar las tareas según las capacidades requeridas. 
• Programar actividades de descanso. 
• Prometer menos y cumplir más. 
• Hacer un seguimiento de los procesos. 
• Delegar todo lo que se pueda. 
• Establecer parámetros para decir “no” 
• Tener en cuenta la curva del rendimiento.

La Agenda, programa diario o conjunto de acciones previstas para el día, es una excelente forma de recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal dificultad con la que nos encontramos es su alteración por imprevistos que surgen.

Como sugerencias se ofrecen las siguientes:

• Anotar en primer lugar las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o reuniones.
• Señalar las tareas con fechas/horas límite establecidas previamente. 
• Reservar espacios temporales para asuntos con fechas límite. 
• Anotar el resto de cuestiones que se consideren importantes a las que tengamos que dedicarles tiempo.

Su Coach le planteará las siguientes preguntas:

• ¿Cómo resuelve cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a diario a lo largo del día, va pasando tranquilamente de una actividad a la siguiente? 
• ¿Cómo determina cuánto tiempo le llevará una actividad? 
• ¿Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el día? 
• ¿Cómo establece prioridades? 
• ¿Sabe decir ”no?” 
• ¿Cómo es ahora mismo un día normal de trabajo? 
• ¿Cuántas cosas intenta hacer en una sola jornada? 
• ¿Es realista al respecto? 
• ¿Qué actividades de su trabajo, son prioritarias? 
• ¿Cómo puede saber qué actividades son prioritarias? 
• ¿Qué necesita que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de cosas urgentes o importantes? 
• ¿Qué le gusta más hacer de todos los asuntos que son de su competencia? 
• ¿Sabe delegar? 
• ¿Es capaz de darse a Ud. mismo el apoyo que necesita? 
• ¿Qué va a hacer para alcanzar su objetivo? ¿Cuándo, dónde y cómo?

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El valor del tiempo

Nuestro entorno nunca estuvo tan acelerado como ahora. La entrada de nuevas empresas en la última década lleva las organizaciones a ser más competitivas y por ello a aumentar la productividad de los trabajadores. La capacidad de reacción es hoy un factor diferencial y de éxito para las organizaciones.

Para poder adaptarse a ello, los trabajadores deben tener claro el sentido de urgencia de tratar los retos de negocio en tiempo cierto. Ello significa muchas veces tener que realizar horas extras y mucho más a menudo que uno lo quisiera. ¿Cuántas veces hemos escuchado expresiones como “me faltan horas”, “no tengo tiempo”?

El tiempo es inflexible y tiene el valor de la transformación que uno produce en ese espacio. Es entonces primordial saber controlarlo y no dejarse llevar por él. La gestión del tiempo es una de las disciplinas que no debería de faltar en las aulas de las universidades, sin embargo es probablemente la que carecen muchos profesionales.

Maximiza tu tiempo:

• Planificación: Establezca a principio de semana las prioridades y diferencia lo urgente de lo importante para saber actuar de manera ordenada. 
• Programación: Realice un programa de actividades con objetivos claros para plasmarlo en su agenda. 
• Pendientes: Establezca al fin del día los temas pendientes que tenga, esto reducirá su nivel de estrés y le permitirá tener un mejor descanso. 
• Concentración: evite interrupciones, establezca disciplina con sus colaboradores para no ser interrumpido durante sus tareas. 
• Controle su avance: Establezca lapsos de tiempo, por ejemplo para preparar una presentación: 15min para establecer el agenda, 1h para desarrollar el contenido, 30min de revisión y 15min para el diseño. 
• Recarga de energías: Duerma las horas requeridas, maximizar el tiempo es ante todo tener energía para actuar más rápidamente. 

Fijase tiempo para usted mismo, goza de su familia y busque un equilibrio vida laboral y familiar. 

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Un día de estos, no es ninguno de estos días

“Por mucho que lo intento, me resulta imposible poder gestionar mi tiempo. Algo debo de hacer mal. Planifico, y no me sirve de nada. Siempre acabo haciendo lo que era para ayer, siempre acabo llegando tarde a todos los lados. Me falta tiempo.” Era lo que comentaba desesperada, el otro día en una reunión, una directora de departamento. La veía rendida, y el tiempo no le rendía.

Decía Peter Drucker, gran pensador del mundo de la empresa, que “el tiempo es el recurso más importante; quién no lo sabe administrar, no sabe administrar absolutamente nada”.

Dicen que está comprobado que perdemos más de tres horas al día en el trabajo, a causa de rutinas inadecuadas, que repercuten directamente no solo en la calidad del trabajo, sino en la calidad de las vidas de los trabajadores, que se ven sometidos a agobios y prisas para terminar la labor.

Quizá el primer error que cometen estas personas es pensar que la eficacia es una cuestión de reloj, siendo más bien que se trata de una cuestión de brújula. A menudo no saber bien adónde ir se convierte en la dificultad más grande para ser efectivo. Cuando un trabajador tiene perfectamente fijadas sus metas, es muy difícil que pierda el tiempo, pues perder el tiempo, es hacer cosas menos importantes que las que podrías hacer para llegar a ver cumplido el objetivo.

Como si fuera una mandato inquebrantable, muchos trabajadores actúan bajo la consigna “si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo tú mismo”, y así se cargan con cantidad de trabajo que podían y deberían hacer otros. Se equipara delegar a abdicar, siendo que delegar es invertir a medio plazo.

Luego: la dispersión. Saltar de tarea en tarea, como si no se fuera consciente de que uno sólo puede ocuparse eficazmente de una cosa. Y así, buscando la actividad por la actividad, se cambia de una tarea a otra, sin reparar en que esta actitud, encarece las dos, y no sólo eso, sino que las retrasa. Y aviso a navegantes: no cuenta lo que trabajas, sino lo que terminas.

La dispersión puede tener que ver con la procrastinación, es decir con el hecho de dejar de atender algo que me supone incomodidad (aunque se que tarde o temprano lo tengo que hacer), y sustituirlo por algo que me da placer. Algo parecido a cuando a un niño se le dice que haga los deberes, y contesta que le dejes ver un poco más la tele. Así, algunos trabajadores, aplazan la realización de determinados asuntos pues implica molestia. A sabiendas de que lo tendrán que hacer.

El no fijar el momento en el que se han de hacer las cosas, favorece que permanezcan sin hacer. “Lo haré un día de estos” es prácticamente dejarlo sin hacer, ya que como dice un refrán inglés: “un día de estos, no es ninguno de estos días”

La procrastinación afecta a diversos perfiles, desde directivos que aplazan reuniones porque las prevén conflictivas o desagradables, a estudiantes que se ponen a estudiar la noche de antes del examen, trabajadores que apilan expedientes o informes antipáticos o costosos… En fin: una plaga de gente que va diciendo frases del tipo: "hay tiempo más que de sobra!, no es necesario empezar a hacerlo ya!", y cuando llega el plazo de entrega, piden una dilatada prórroga, y entonces dicen: “Solo trabajo bien bajo presión…”. Claro, es que si no, no trabajan. Siempre parecen estar esperando el momento justo.

En ocasiones se culpa al trabajo de la falta de tiempo para realizar nuestros objetivos, y así puede ser habitual ver a un gerente decir que trabaja tanto (todo es urgente), que no le queda tiempo para hablar con los trabajadores o con los clientes (aunque reconoce que es importante), y quizá en aras de realizar un buen trabajo, debería revisar sus prioridades, ya que lo importante le conduce a los objetivos, y lo urgente al estrés.

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Un paso más

“La gente siempre está culpando a sus circunstancias por lo que son. Yo no creo en las circunstancias. Las personas que se adueñan de este mundo son quienes se levantan y visionan las circunstancias que desean y, si no logran encontrarlas, las construyen” George Bernard Shaw

Cuando aceptas que en la vida la responsabilidad de avanzar cada metro, cada centímetro depende de ti, algo cambia, te sientes dueño y señor de tu destino.

Conozco mucha gente que ante la idea de vivir una vida extraordinaria se asusta, y rechazan la idea simplemente por el esfuerzo que supone el alcanzar esa meta.

Pero realmente, ¿Cuánto esfuerzo supone el hacerlo?

Tan sólo el necesario para dar un paso más cada vez, para avanzar ese metro, ese centímetro que tienes delante tuya, ya lo decía Al Pacino en la película de “Un domingo cualquiera”: -La vida es cuestión de pulgadas, y si sumamos esas pulgadas, eso es lo que acaba por marcar la puta diferencia.

Metro a metro se corren maratones, se elevan los más grandes monumentos y se realizan los más grandes viajes…no hace falta preocuparse de cómo avanzar diez metros, sino de cómo avanzar tan solo un metro más, de cómo dar el siguiente paso… si no eres capaz de dar un paso más, de nada te sirve plantearte la distancia que te separa de tu meta. Una vez que consigas darlo, ya te verás que hay que hacer para dar el siguiente.

Todo el mundo quiere ser feliz en la vida, todos queremos vivir una vida perfecta, pero a nadie le gusta trabajar duro o esforzarse al máximo para conseguirlo… si te pasa esto, no te preocupes, es una aspiración perfectamente respetable y normal, a nadie le gusta luchar por la vida.

La vida es dura. Tu negocio no funciona como esperabas, tu relación de pareja no es todo lo perfecta que habías imaginado, te despiden de tu trabajo… esto no significa necesariamente que no merezcas que funcione, que no estuvieses enamorado de tu pareja o que fueses un mal empleado, simplemente son hechos que ocurren, punto.

La vida no es justa, al revés que en las películas, a veces ganan “los malos” y “los héroes” pierden, no siempre los amores son correspondidos, o llegas a ser guapo, rico y famoso por mucho que te esfuerces.

La vida por lo general no es fácil, asúmelo.

Sin embargo ahí reside una de las grandezas de la vida. Una vez aceptas que la vida no es fácil, deja de ser difícil, dura e injusta, te das cuenta que la vida es como es, que son “las reglas del juego” y que hay que jugar de acuerdo con ellas.

A pesar de todo, la vida es maravillosa… y ello es debido a que siempre en algún momento, en algún lugar todos tenemos nuestra oportunidad.

Cada día cada mañana se te ofrece la oportunidad de elegir… puedes “seguir como siempre” o puedes esforzarte en “hacerlo mejor”, eso ya no depende de los demás o de que la vida sea dura o difícil, es una decisión personal que empieza y termina en cada uno de nosotros.

Cuando caes, cuando tropiezas, se te ofrece la oportunidad de elegir… hay gente que decide quedarse en el suelo hurgando sus heridas, impidiendo que estas cicatricen, mientras que otros deciden luchar… saben que el dolor pasa, que las heridas se curan, que el suelo no es su sitio, que no han nacido para estar ahí y deciden escoger la opción de levantarse.

Saben perfectamente donde quieren llegar y están dispuestos a hacer todo lo que esté en su mano para alcanzar su destino. Ese tipo de personas son las que marcan la diferencia.

A veces las opciones que se plantean no son las que llevan por el camino fácil, las cómodas o las que más nos gustaría tomar, de hecho tampoco pretendo decir eso… tan sólo estoy diciendo que siempre existe una opción y que cueste lo que cueste, podemos elegir tomarla.

Cuando asumes que eres responsable de tu vida y que siempre hay una opción, te darás cuenta de que la vida es dura ya no es una justificación. La vida seguirá siendo difícil, pero cuando, caigas, cuando pienses en tirar la toalla, recuerda que en tu vida, tú tienes la última palabra… “puedo hacerlo”, “voy a levantarme”, voy a esforzarme por dar tan solo un paso más.

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Cómo ser mejor persona en cinco sencillos pasos

La vida es un continuo ejercicio de superación. Todos queremos alcanzar la máxima felicidad posible, y sabemos que esta pasa por lograr ser mejores personas, pero solemos fallar al enfocar nuestras decisiones vitales. En general, las personas no actúan de forma injusta –o directamente mala– con sus congéneres de forma consciente: lo hacen porque creen que están haciendo lo correcto, aunque no lo sea, o porque no han valorado las consecuencias que sus decisiones tienen sobre otras personas. Muchas veces estamos tan enfrascados en lograr el éxito (a todos los niveles), que nos olvidamos de mejorar la forma en que tratamos a los demás, y a nosotros mismos. Nunca seremos felices si no logramos antes ser mejores personas y la bondad, como todo en esta vida, se puede educar y entrenar. Esto son cinco aspectos que debes tener en cuenta para ser una mejor persona y alcanzar la verdadera felicidad.

1.  Trabaja la gratitud y el altruismo

Dice el refrán que “es de bien nacidos ser agradecido”, lo que no dice es que, además de ser positiva para los que nos rodean, la gratitud es una herramienta poderosa para sentirnos bien con nosotros mismos y así mismo el aspecto de nuestro carácter más fuertemente asociado a la satisfacción vital. La gratitud nos puede ayudar a superar los traumas y el estrés, aumenta nuestra autoestima y nos ayuda a disolver las emociones negativas.

La mayor expresión de gratitud es el altruismo: hacer el bien sin esperar nada a cambio. Numerosos estudios han demostrado que la solidaridad está directamente relacionada con el bienestar, la salud, y la longevidad. Los actos de bondad hacen que nos sintamos bien con nosotros mismos y las emociones positivas que generamos hacen que tengamos una mayor capacidad de recuperación psicológica y física. Por ello, el voluntariado es una de las actividades más saludables que pueden realizar las personas mayores.

2. Mantén en buen estado tus redes sociales

No nos referimos a estar todo el día en Facebook, sino a mantener la conexión con nuestros amigos, familiares, vecinos y compañeros de trabajo. Los buenos amigos deben cuidarse para no perderse y es de sobra conocida la capacidad que tiene la amistad para generar felicidad en nuestro entorno. Las tasas de depresión llevan creciendo de forma sostenida desde hace 50 años y una de sus principales causas es la soledad. Puedes creer que solo necesitas a tu pareja, tus padres y algún que otro amigo para ser feliz, pero lo cierto es que el egoísmo y la desidia en cuestiones de amistad se paga caro. No en vano, haber descuidado nuestras amistades perdiendo el contacto con estas, es uno de los aspectos que más lamentamos en nuestro lecho de muerte. 

3. Sé optimista

Las personas pesimistas no son peores personas, pero de forma casi inconsciente tienden a generar un entorno desmotivador que no es beneficioso ni para ellos mismos, ni para la gente que les rodea. Si queremos mejorar como personas, y ser más felices, debemos pues trabajar nuestra actitud frente a la vida, algo muy estudiado en los últimos años por la psicología positiva. Tal como promulga esta corriente de la psicología, la felicidad no es algo que se pueda alcanzar: no es una meta, es un estado que debe entrenarse todos los días. En el fondo, todo lo que nos rodea puede tener una lectura negativa, máxime en estos días en los que el pesimismo es abrumador. Si no buscamos una lectura optimista de las cosas la infelicidad será una constante y contagiaremos esta a nuestros seres más queridos.

El optimismo se puede trabajar siguiendo tres prácticos consejos. Trata de concentrar tu tiempo y energía en cosas sobre las que tengas el control, si los acontecimientos te desbordan pide ayuda o cambia de estrategia, pero no te estanques: el perfeccionismo es una gran fuente de pesimismo. En segundo lugar, si tienes que enfrentar una situación complicada o directamente fatídica (como la muerte de un ser querido), piensa que vendrán tiempos mejores, y transmite esperanza a los tuyos. Por último, haz un esfuerzo por distinguir las distintas facetas de la vida. Trata de que las desavenencias que, por ejemplo, puedan surgir en el trabajo no te afecten en tu día a día familiar, y viceversa. Esto es importantísimo si quieres cuidar a la gente que te rodea, ya sea tu familia, tus amigos, o tus compañeros de trabajo, que no tienen por qué aguantar a alguien de mal humor por asuntos que están fuera de su alcance y que, en el fondo, no les atañen. 

4. Dale menos importancia  a los aspectos materiales

La psicología ha demostrado en multitud de ocasiones que el dinero no da la felicidad y, aunque la expresión se ha convertido en un lugar común poco convincente, los datos demuestran que, pasado un punto, el bienestar material no guarda relación con nuestra felicidad. Si ponemos nuestra ilusión en manos de aspectos materiales lo más probable es que labremos una infelicidad crónica, pues nunca tendremos suficientes cosas.

Uno de los aspectos más estudiados por la filosofía, la religión y, hoy en día, por la psicología positiva, es lo que conocemos como “el sentido de la vida”. ¿Qué queremos lograr a nuestro paso por ésta? ¿Cuáles son nuestras metas? La caída de las grandes ideologías y el declive de las religiones han provocado una ausencia de sentido vital que en las sociedades occidentales es casi patológica. Debemos plantearnos a diario qué queremos lograr en nuestra vida y, a buen seguro, nos daremos cuenta de que los aspectos materiales no tienen ninguna importancia en el sentido último de esta. Las personas felices tienen unos valores que mantener y unos objetivos por los que les merece la pena trabajar.

5. Haz lo que amas

No importa el dinero que ganes: nunca serás feliz si dedicas tu tiempo a hacer algo que no te gusta. Está claro que no todo el mundo tiene la suerte de trabajar en aquello que le resulta más atractivo, pero todos podemos cambiar a mejor. Para ello debemos trabajar la autoeficacia: la confianza y convicción de que es posible alcanzar los resultados esperados para cada meta propuesta. Evidentemente, no vamos a lograr todo lo que nos proponemos, pero el problema para muchas personas es que ni siquiera se plantean cambiar, por miedo a enfrentarse a las dificultades que puedan surgir, y acaban generando problemas inexistentes.

Este consejo no se debe aplicar sólo a nuestro trabajo. Quizás, tal como están las cosas, es poco realista encontrar un puesto más interesante que el que tenemos (aunque sí podemos realizar nuestra labor de una manera que nos resulte más satisfactoria), pero podemos hacer lo que realmente nos gusta en nuestro tiempo libre. Según un estudio japonés realizado entre jubilados, la tasa de mortalidad es significativamente menor en aquellas personas que practican una afición concreta. La ecuación es sencilla: si nos llena lo que hacemos, seremos más felices, y esta felicidad se contagiará a nuestro entorno. Es muy fácil distinguir a una persona que está haciendo lo que le gusta: irradia felicidad y contagia optimismo.

Fuente: www.elconfidencial.com

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Coaching y Gestión: "Un día de estos, no es ninguno de estos días"

“Por mucho que lo intento, me resulta imposible poder gestionar mi tiempo. Algo debo de hacer mal. Planifico, y no me sirve de nada. Siempre acabo haciendo lo que era para ayer, siempre acabo llegando tarde a todos los lados. Me falta tiempo.” Era lo que comentaba desesperada, el otro día en una reunión, una directora de departamento. La veía rendida, y el tiempo no le rendía.

Decía Peter Drucker, gran pensador del mundo de la empresa, que “el tiempo es el recurso más importante; quién no lo sabe administrar, no sabe administrar absolutamente nada”.

Dicen que está comprobado que perdemos más de tres horas al día en el trabajo, a causa de rutinas inadecuadas, que repercuten directamente no solo en la calidad del trabajo, sino en la calidad de las vidas de los trabajadores, que se ven sometidos a agobios y prisas para terminar la labor.

Quizá el primer error que cometen estas personas es pensar que la eficacia es una cuestión de reloj, siendo más bien que se trata de una cuestión de brújula. A menudo no saber bien adónde ir se convierte en la dificultad más grande para ser efectivo. Cuando un trabajador tiene perfectamente fijadas sus metas, es muy difícil que pierda el tiempo, pues perder el tiempo, es hacer cosas menos importantes que las que podrías hacer para llegar a ver cumplido el objetivo.

Como si fuera una mandato inquebrantable, muchos trabajadores actúan bajo la consigna “si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo tú mismo”, y así se cargan con cantidad de trabajo que podían y deberían hacer otros. Se equipara delegar a abdicar, siendo que delegar es invertir a medio plazo.

Luego: la dispersión. Saltar de tarea en tarea, como si no se fuera consciente de que uno sólo puede ocuparse eficazmente de una cosa. Y así, buscando la actividad por la actividad, se cambia de una tarea a otra, sin reparar en que esta actitud, encarece las dos, y no sólo eso, sino que las retrasa. Y aviso a navegantes: no cuenta lo que trabajas, sino lo que terminas.

La dispersión puede tener que ver con la procrastinación, es decir con el hecho de dejar de atender algo que me supone incomodidad (aunque se que tarde o temprano lo tengo que hacer), y sustituirlo por algo que me da placer. Algo parecido a cuando a un niño se le dice que haga los deberes, y contesta que le dejes ver un poco más la tele. Así, algunos trabajadores, aplazan la realización de determinados asuntos pues implica molestia. A sabiendas de que lo tendrán que hacer.

El no fijar el momento en el que se han de hacer las cosas, favorece que permanezcan sin hacer. “Lo haré un día de estos” es prácticamente dejarlo sin hacer, ya que como dice un refrán inglés: “un día de estos, no es ninguno de estos días”

La procrastinación afecta a diversos perfiles, desde directivos que aplazan reuniones porque las prevén conflictivas o desagradables, a estudiantes que se ponen a estudiar la noche de antes del examen, trabajadores que apilan expedientes o informes antipáticos o costosos… En fin: una plaga de gente que va diciendo frases del tipo: "hay tiempo más que de sobra!, no es necesario empezar a hacerlo ya!", y cuando llega el plazo de entrega, piden una dilatada prórroga, y entonces dicen: “Solo trabajo bien bajo presión…”. Claro, es que si no, no trabajan. Siempre parecen estar esperando el momento justo.

En ocasiones se culpa al trabajo de la falta de tiempo para realizar nuestros objetivos, y así puede ser habitual ver a un gerente decir que trabaja tanto (todo es urgente), que no le queda tiempo para hablar con los trabajadores o con los clientes (aunque reconoce que es importante), y quizá en aras de realizar un buen trabajo, debería revisar sus prioridades, ya que lo importante le conduce a los objetivos, y lo urgente al estrés.

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